Porin Kaupunki hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa ostolaskujen automatisointiin

Kuntien ja kaupunkien läpi kulkee vuosittain tuhansia rutiininomaisia dokumentteja ja laskuja. Porin kaupunki on tunnistanut, että taloushallinnon toimintojen suoraviivaistamisessa voidaan hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa.

Porin Kaupungin talousasiantuntija Anna Kirsi kertoo Porin taloushallinnon tiimin huomanneen, että heillä kului merkittävä määrä työajasta juuri samojen toistuvien kuukausilaskujen tiliöintiin ja käsittelyyn. Tämän haasteen ratkaisemiseksi he lähtivät tutkimaan erilaisia vaihtoehtoja. Vastaus ongelmaan löytyi ohjelmistorobotiikasta.

Kirsille selvisi, että Porin kaupungilla oli jo olemassa ohjelmistorobotti toista projektia varten, joten hän otti yhteyttä Visman IA5-tiimiin. Projekti alkoi IA5-robotin tarpeiden ja toimintojen kartoittamisella. Tiimi selvitti, kuinka monta laskua oli käsiteltävänä, keneltä ne tulivat ja millaisia ne olivat. Tämän pohjalta robotille luotiin prosessi, jota noudattamalla robotti osaa käsitellä laskuja halutulla tavalla. Aluksi robotti otettiin käyttöön sähkölaskujen käsittelyssä, mutta myöhemmin sen käyttöä laajennettiin myös vesi-, vuokra-, elintarvike-, sekä viimeisimpänä puhelinlaskuihin.

Robotti on otettu käyttöön vuoden 2020 alussa, ja kahdessa vuodessa robotti on onnistunut automatisoimaan yli 30 000 laskua, jotka olisi muutoin pitänyt käsitellä käsin. “Kaikki on sujunut todella hienosti, ja IA5-tiimillä on ollut alusta asti asiantuntevat henkilöt mukana projektissa”, Kirsi korostaa.

Lisähaasteita niin Porin taloushallinnolle, kuin IA5-tiimillekin toi kaupungin ostolaskujärjestelmän vaihtuminen, jolloin robottia jouduttiin muuttamaan uutta järjestelmää palvelevaksi. Kirsi toteaa, että muutokset saatiin kuitenkin tehtyä nopeasti.

“Ohjelmistorobotiikan ansiosta tiliöintivirheet ovat vähentyneet, ja laskujen läpivientiin kuluva aika on lyhentynyt. Lisäksi se on estänyt viiveitä laskujen käsittelyssä, sekä mahdollisia korkokuluja, jotka voisivat tulla esimerkiksi poissaolojen takia”, kertoo Kirsi. Robotti pystyy myös hyväksymään pienempiä laskuja, joka vapauttaa taloushallinnon resursseja entisestään ja auttaa heitä keskittymään vaativampiin tapauksiin ja tehtäviin.

Anna Kirsi on ollut tyytyväinen IA5-tiimin toimintaan, ja projekti on edennyt suunnitellusti. Hän suosittelee IA5:tä yrityksille, jotka kohtaavat suuria määriä toistuvia samanlaisia laskuja. Ohjelmistorobotiikka on osoittautunut tehokkaaksi ratkaisuksi ostolaskujen automatisointiin ja parantanut laskutusprosessin sujuvuutta Porin Kaupungin taloushallinnossa.

 

 

Porin kirjasto on tuonut toimintaansa nykypäivään IA5-ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä. Lue referenssitarinasta miten siinä onnistuttiin.