Ohjelmistorobotiikka tuo Porin kirjaston nykypäivään

Porin Kaupunginkirjasto on tuonut toimintaansa nykypäivään IA5-ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä. Kirjaston informaatikkona toimiva Till Paala kertoo, että robotiikka on osoittautunut erityisen hyödylliseksi paikkaamaan tilanteita, joissa järjestelmässä tai rajapinnoissa ilmenee puutteita.

Robotiikan hyödyntäminen Porin Kaupunginkirjastossa sai alkunsa toisen kirjaston kehittämästä robotista, joka auttoi uusien kirjastokorttien hallinnoinnissa. Tämä herätti Paalassa ajatuksen, että robotiikkaa voisi hyödyntää myös heidän omassa toiminnassaan.

Yksi keskeinen haaste Porin kirjastolle oli uuden asiakkaan kirjastokortin hakeminen. Aiemmin tätä varten oli täytettävä paperilomake, jonka tiedot kirjattiin manuaalisesti järjestelmään. Tämä oli aikaa vievää ja tehotonta. Prosessi oli aina kaavamaisesti samanlainen, joten se oli ratkaistavissa ohjelmistorobotiikan avulla.

“Robotiikka toimii hyvin tilanteissa, joissa järjestelmässä tai rajapinnoissa on jokin puute. Näitä voidaan paikata ja yhdistää toisiinsa robottien avulla”, Paala havainnollistaa.

Nyt uuden asiakkaan on mahdollista hakea kirjastokortti täyttämällä verkkolomakkeen ja tunnistautumalla suomi.fi-palvelun avulla. Robotti hakee tiedot lomakkeelta automaattisesti ja syöttää ne kirjaston järjestelmään. Tämän jälkeen asiakas voi hakea kirjastokorttinsa henkilötodistusta näyttämällä. Paalan mukaan IA5 on nopeuttanut uusien asiakkaiden kirjastokortin hakemista huomattavasti: “Uuden asiakkaan tietojen keräämiseen ja järjestelmään viemiseen menevä aika saatiin robotin ansiosta puolesta tunnista muutamaan minuuttiin.”

Lisäksi robotille luotiin toinen prosessi, jonka avulla asiakas voi pyytää itselleen uuden salasanan tietoturvallisesti verkossa. IA5:n avulla automatisoitujen prosessien myötä kirjaston henkilökunta säästää aikaa, kun heidän ei tarvitse täyttää lomakkeita asiakkaiden kanssa tai syöttää tietoja manuaalisesti järjestelmään.

Koko projekti aloitettiin vuoden 2021 lopussa, ja eteni siitä nopeasti. Ensin Porin kirjastossa tehtiin dokumentointi järjestelmän toiminnasta, jonka pohjalta robotti tunnistaa miten tiedot syötetään, ja missä muodossa ne halutaan. Valmis robotti otettiin käyttöön jo seuraavan vuoden helmikuussa.

Seuraavaksi tähtäimessä on hyödyntää robottia tilastojen keräämiseen ja analysointiin. Kirjasto haluaa muun muassa tilastoida kokoelman käyttöastetta, jolloin tiedetään paremmin mitä kirjoja kokoelmassa tarvitaan.

Robotin käyttöönotolla on ollut monia hyötyjä. Ajan säästäminen on yksi niistä, sillä lomakkeiden täyttämiseen ja tietojen syöttämiseen menevä aika on merkittävästi vähentynyt. “Lisäksi hakemusten arkistointiin ei vaadita fyysistä tilaa, koska se saatiin vietyä osaksi järjestelmää”, Paala toteaa.

 

 

Miten Porin kaupunki on tehostanut taloushallinnon toimintaa hyödyntämällä ohjelmistorobotiikkaa? Lue lisää Porin asiakastarinasta.